Mörkar existensen av handlingar

hem Forum öppenhetsforum Mörkar existensen av handlingar

Taggat: 

Detta ämne innehåller 3 svar, har 2 deltagare, och uppdaterades senast av  Per Hagström 4 månader, 1 vecka sedan.

Visar 4 inlägg - 1 till 4 (av 4 totalt)
  • Författare
    Inlägg
  • #8123

    Mats

    Jag nyhetsbevakning en kommun och begär regelbundet ut postlistor från de olika diarierna. Ett problem som uppstått är att sekreteraren för socialnämnden allt oftare låter bli att diarieföra handlingar utan skickar dem direkt till berörda chefer. Det här har till exempel hänt med beslut från olika tillsynsmyndigheter som granskat verksamheten och kommit med kritik. Sådana handlingarvkan man få tag på från annat håll, men problemet är att det säkerligen finns ett antal handlingar som jag aldrig får reda på existensen av. Hur kan jag komma tillrätta med det här?

    #8126

    Per Hagström
    Moderator

    Det bästa på sikt är kanske att du JO- eller JK-anmäler några fall där inkomna handlingar borde ha diarieförts men där det inte har skett. Förhoppningsvis skärper sig kommunen om anmälan leder till kritik. Sekreterarna blir kanske instruerade av sina chefer eller av politikerna att inte diarieföra känsliga handlingar och då kan ett JO- eller JK-beslut ge dem råg i ryggen att vägra lyda order. Att en handling har ett innehåll som kommunen tycker är pinsamt eller kontroversiellt är som du säkert förstår inte ett skäl att avstå diarieföring. JO brukar säga att diarieföring ska tillämpas konsekvent så om man diarieför ej-kritik-beslut från tillsynsmyndigheter så ska man diarieföra kritikbeslut. Och diarieför man inte tillsynsbeslut alls så ska dessa vara ordnade på något annat sätt som gör det lätt för dig att ta del av dessa, t.ex. att man samlar dem i en pärm som du kan bläddra igenom med jämna mellanrum.

    Det finns också andra dokument än postlistan som kan användas som ingång till en myndighets handlingar. Många använder e-postloggar som ett alternativ till postlistor för att fånga upp det som inte diarieförs. Det kan också vara värt att kolla arkivförteckningen/dokumenthanteringsplanen som beskriver vilken information som uppstår i myndighetens verksamhet och hur informationen förvaras. Där hittar du inte enskilda handlingar utan handlingstyper som du kan fråga efter, t.ex. ”Jag vill ha alla de handlingar av typen X som upprättades/inkom under förra månaden”. Kanske visar arkivförteckningen handlingstyper som du aldrig har sett på någon postlista. Jag har inte använt arkivförteckningar i någon större omfattning så jag kan inte lova att de ger något.

    Här kan du läsa mer om arkivförteckningar: https://riksarkivet.se/redovisning-av-handlingar-och-deras-forvaring-arkivforteckningen#3.2.2

    • Det här svaret redigerades 4 månader, 3 veckor sedan av  Per Hagström.
    • Det här svaret redigerades 4 månader, 3 veckor sedan av  Per Hagström.
    #8309

    Mats

    Tack så mycket för svaret. Kan man helt enkelt begära ut en förteckning av alla handlingar inklusive de som inte diarieförts? Får de sammanställa en sån ett par gånger borde de skärpa sig tänker jag. Speciellt om man sedan begär ut något som de inte kan sekretessbelägga eftersom det inte diarieförts

    #8884

    Per Hagström
    Moderator

    Nej offentlighetsprincipen innebär ingen skyldighet för myndigheter att skapa nya handlingar på beställning med undantag för potentiella allmänna handlingar vilket detta inte låter som. Det finns en skyldighet att diarieföra handlingar som omfattas av sekretess men det kan nog inte tolkas som att det inte går att sekretessbelägga sådant som man inte har diariefört. Det skulle kunna bli brott mot tystnadsplikten.

Visar 4 inlägg - 1 till 4 (av 4 totalt)
Svar till: Mörkar existensen av handlingar
Din information: