Utgivarna välkomnar att Riksarkivet ser över reglerna för hur myndigheter ska behandla e-postloggar. Men förslaget, en tidsgräns på två år, är för snålt tilltaget. Vi anser att förteckningar över e-post ska jämställas med myndigheters diarier över allmänna handlingar, och därför bevaras utan någon tidsgräns.

Föreningen Utgivarna har under många år drivit ett forum där allmänheten kan ställa frågor om rätten att ta del av allmänna handlingar hos myndigheter. Vi har samlat på oss en unik kunskap om de problem som allmänheten stöter på när offentlighetsprincipen ska omvandlas i praktik. Till stor del handlar dessa problem om att handlingarna helt enkelt inte finns kvar när medborgarna efterfrågar dem.

Därför är det välkommet att Riksarkivet nu har tagit fram ett förslag till råd om hur handlingar av tillfällig eller ringa betydelse ska gallras. Enligt förslaget ska “uppgifter i e-postsystemets förteckningar över inkommande och utgående e-post” bevaras i två år.

Vi välkomnar en tydlighet i frågan, eftersom det finns myndigheter som gallrar sina loggar betydligt snabbare. Samtidigt tror vi att loggarna kan ha ett stort insynsvärde under betydligt längre tid än två år och vi har svårt att förstå varför gränsen ska dras just där.

En stor del av myndigheternas kommunikation, internt och med omvärlden, har förflyttats till e-post. Det har på många sätt gynnat offentlighetsprincipen, men nackdelen är att digital korrespondens ofta går direkt till enskilda tjänstemän utan att passera registratorskontoret. Effekten blir att färre handlingar diarieförs, oftast på grund av slarv, men ibland medvetet.

E-postloggarna har i praktiken fått funktionen av ett extra diarium, och värdet av loggarna har visat sig i flera fall, till exempel i Dagens nyheters granskningar av Riksrevisionen och senast Riksåklagaren. I de frågor som Utgivarna har fått in till sitt forum kan vi se att även allmänheten efterfrågar e-postloggar i hög grad. Ofta handlar det om att en enskild misstänker att det händer saker bakom kulisserna som inte syns i myndighetens officiella dokumentation. I bästa fall kan e-postloggen ge svar på om misstankarna är befogade eller inte.

Kanske kommer någon remissinstans invända att e-postloggarna innehåller personuppgifter och därför bör gallras så snart som möjligt. Men det är ju just det som gör loggarna så intressanta som verktyg för granskning. De visar vad tjänstemän på en myndighet har för relationer och kontakter med varandra, liksom till externa aktörer. Det är information av största betydelse för bland annat frågor om jäv, vänskapskorruption och förtroendeskadliga bisysslor.

Skyddet för den personliga integriteten måste här stå tillbaka för behovet av transparens i den offentliga förvaltningen. Riksarkivets tillsynsavdelning har riktat kritik mot E-delegationens vägledning kring sociala medier och sagt att dessa “…utgår helt ifrån ett myndighetsperspektiv och använder motiv ur personuppgiftslagens begreppsvärld utan att ta andra perspektiv i beaktande.” Det vore synd om något liknande skulle ske i frågan om bevarande av e-postloggar.

Mot bakgrund av ovanstående anser vi att förteckningar över e-post ska jämställas med myndigheters diarier över allmänna handlingar och därför bevaras utan någon tidsgräns.

Historiskt beslut för medieetiken