Svar till: Är mail mellan kollegor på en skola offentlig handling?

Start Forum Öppenhetsforum Är mail mellan kollegor på en skola offentlig handling? Svar till: Är mail mellan kollegor på en skola offentlig handling?

#10946
Per Hagström
Moderator

Hej! Det både stämmer och inte stämmer beroende på omständigheterna i det enskilda fallet. När en myndigheten (t.ex. en kommunalt driven högstadieskola) ska pröva om en handling måste lämnas ut enligt offentlighetsprincipen så sker den prövningen i två steg. Den första frågan är om handlingen, t.ex. ett mejl, är en allmän handling. Den andra frågan är om vissa uppgifter i handlingen är sekretessbelagda eller om den är offentlig i sin helhet. Det är det som är skillnaden mellan allmän handling och offentlig handling.

1. Alla handlingar på en myndighet är inte allmänna. Ett rent privat mejl som du får från någon anhörig t.ex. och som saknar koppling till skolans verksamhet är inte allmän. Det samma gäller när din kollega mejlar och frågar om du vill luncha. Det finns också handlingar som har skapats internt på myndigheten men inte är “färdiga”, t.ex. utkast till beslut. De är inte heller allmänna handlingar. Det finns fler exempel. När det gäller mejl som skickas mellan kollegor och som har koppling till skolans verksamhet för att de t.ex. gäller elever så kan de bli allmänna handlingar. Men de blir inte allmänna handlingar bara av att skickas mellan dig och din kollega. Ni jobbar på samma myndighet och därför ses inte mejlet som expedierat från myndigheten som det skulle göra om du skickade ett mejl till en förälder t.ex.

Som framgår av nedanstående rättsfall kan mejlet däremot bli en allmän handling av det skälet att det hör till ärende och det ärendet är avslutat. Säg till exempel att det har uppstått en fråga om en elev ska ha ett åtgärdsprogram och du och kollegan utbyter information som har betydelse för beslutet. Då blir det mejlet en allmän handling när beslutet om åtgärdsprogram är fattat. Jmf med detta fall:

Avslutad anställning var avslutat ärende

Om du däremot bara mejlar en kollega för att informera honom eller henne om att en elev är frånvarande hela dagen så kan man inte säga att det mejlet är kopplat till ett ärende och då blir det inte heller en allmän handling. Eller om du mejlar matteläraren för att informera om att hen måste tänka på att eleven har svårt med läsförståelsen så kan man nog inte heller säga att det mejlet är kopplat till ett ärende. Jmf detta fall:

HFD 5339-13 och HFD 5340-13

2. Om mejlet är en allmän handling så uppstår frågan om det innehåller hemliga uppgifter, t.ex. uppgifter om elevers diagnoser. Då får skolan lämna ut mejlet med de hemliga uppgifterna överstrukna.