Svar till: Mejlkorrespondens mellan tjänsteman och förtroendevald

Start Forum Öppenhetsforum Mejlkorrespondens mellan tjänsteman och förtroendevald Svar till: Mejlkorrespondens mellan tjänsteman och förtroendevald

#18268
Per Hagström
Moderator

Kruxet är om mejlen kan betraktas som allmänna handlingar. När en myndighetsföreträdare, t.ex. en tjänsteman på stadsbyggnadskontoret eller en ordförande i byggnadsnämnden, skickar ett mejl till någon utanför myndigheten, t.ex. en fastighetsägare som söker bygglov eller en tjänsteman på en annan myndighet, så blir mejlet en allmän handling. Däremot blir mejl inte allmänna handlingar av att skickas mellan myndighetsföreträdare på samma myndighet. Kommunala nämnder och deras respektive fackförvaltningar, i det här fallet stadsbyggnadsnämnden och stadsbyggnadskontoret, räknas som en och samma myndighet i de flesta fall. Mejlen du söker blir alltså inte allmänna handlingar genom att de skickas mellan tjänstemannen på stadsbyggnadskontoret och ordföranden i byggnadsnämnden. Däremot kan de bli allmänna handlingar när det aktuella bygglovsärendet är avslutat. Det förutsätter att mejlen tillför ärendet sakuppgifter, dvs. inte bara att tjänstemannen och ordföranden diskuterar hur omständigheterna i ärendet ska bedömas utan att tjänstemannen eller ordföranden tillför ytterligare sakuppgifter till ärendet i mejlen, t.ex. att det finns planer på att bygga en förskola på granntomten eller vad det kan vara. Tanken är att det inte ska skvalpa omkring fakta i ärendet på myndigheten som inte syns i beslutsunderlaget i ärendet.

Om du är part i bygglovsärendet, t.ex. sökande, så har du rätt att ta del av alla uppgifter som tillförts ärendet redan innan ärendet är avslutat. Det regleras i 16 § förvaltningslagen. Du kan läsa mer om det under rubriken partsinsyn här.