Svar till: Rätt att läsa allmänna handlingar e-post

Start Forum Öppenhetsforum Rätt att läsa allmänna handlingar e-post Svar till: Rätt att läsa allmänna handlingar e-post

#21391
Per Hagström
Moderator

Hej Tim! En IT-avdelning kan absolut ta fram en e-postlogg för den anställdes konto och det kan nog vara smart att börja med att begära en sådan. I bästa fall blandar it-avdelningen inte in den berörde anställde, vilket minskar risken för att han eller hon raderar känsliga mejl innan du har hunnit begära ut dem. IT-avdelningen kan däremot inte lämna ut själva mejlen. Post som är direktadresserad till en anställd vid en myndighet får inte öppnas av andra på myndigheten såvida inte den anställde har utfärdat en fullmakt till någon att göra det. Det finns ingen generell regel för hur länge mejl ska sparas. Det beror på vilken information mejlen innehåller. Utgångspunkten är att allmänna handlingar ska sparas men myndigheten får gallra, dvs. slänga/radera handlingar, om det finns en gallringsregel som tillåter detta. E-postloggar betraktas av oklara skäl som handlingar av “tillfällig eller ringa betydelse”, vilket betyder att myndigheterna själva kan bestämma hur länge de ska sparas genom att fatta ett gallringsbeslut som anger vilken tidsfrist som gäller.

Här är en liknande fråga och svar från Allmanhandling.se:

2014/02/06 kl. 12:47

Jag har begärt ut en maillogg från en individ hos en statlig myndighet. Jag fick ut mailloggen, men när jag skulle begära ut några individuella mail så fick jag till svar att nu var de raderade. Detta minskar inte min misstänksamhet så att säga. Vad gäller kring lagring av äldre mail (vi pratar 2-6 månader tillbaka i tiden)? Vart kan man vända sig? Tack för en mycket bra hemsida.

Per skriver:
2014/02/08 kl. 20:53

Jag känner igen problematiken och då har jag ändå inte begärt ut så gamla mejl som du har gjort i det här fallet. Myndigheter får så klart inte gallra/förstöra handlingar när någon begär ut dem. Men innan en sådan begäran har kommit in så kan myndigheten ha rätt att gallra. Frågan om när ett mejl kan gallras avgörs av innehållet i mejlet. Mejl som bedöms ha ringa eller tillfällig betydelse för verksamheten kan gallras när tjänstemannen tycker det är lämpligt. Det framgår av Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1991:6; ändrade och omtryckta RA-FS 1997:6) som du kan hitta här http://riksarkivet.se/rafs-forteckning. Men i föreskrifterna står också att gallring bara får ske under förutsättning att allmänhetens insynsrätt inte åsidosätts. När det gäller mejl så blir det i praktiken ofta den enskilda tjänstemannen som avgör vad som behöver sparas för att tillgodose allmänhetens insynsintresse. Om tjänstemannen har raderat mejlet i sitt mejlprogram så kanske det fortfarande finns en kopia kvar någon annanstans i myndighets mejlsystem och då har du ju rätt att få ut den om det är en allmän handling. Men om det enda exemplaret av mejlet som finns sparat är en säkerhetskopia till exempel på så kallat backupband så har du inte rätt att få ut det enligt en specialregel i tryckfrihetsförordningen, TF 2:10 2 st. När det gäller säkerhetskopior av mejl så kan du läsa mer i den här domen http://www.allmanhandling.se/?p=6071.