Svar till: Mejlväxling offentlig handling

Start Forum Öppenhetsforum Mejlväxling offentlig handling Svar till: Mejlväxling offentlig handling

#33043
Per Hagström
Moderator

Hej!

Mejl kan bli allmänna handlingar på lite olika sätt. Den tydligaste varianten är kanske när mejl skickas mellan en person som företräder myndigheten och någon som står utanför myndigheten, t.ex. från en bygglovshandläggare till dig som privatperson. Sådana mejl blir expedierade från respektive inkomna till myndigheten och är därmed allmänna handlingar.

Mejl som skickas internt inom en myndighet, alltså mellan anställda på myndigheten, betraktas inte som expedierade/inkomna och blir inte allmänna handlingar på den grunden. Det framgår av den här domen:

HFD 5339-13 och HFD 5340-13

En kommunal förvaltning, t.ex. plan- och byggförvaltningen eller utbildningsförvaltningen, räknas som en myndighet och om mejl skickas mellan anställda på samma förvaltning blir de inte allmänna för att de är inkomna/expedierade, se här:

Rektors mejl till kommundirektör inte allmänna

Det samma gäller om det skickas mejl mellan en kommunal nämnd och dess underliggande förvaltningen, t.ex. från stadsbyggnadsnämnden till stadsbyggnadskontoret eller från socialnämnden till socialförvaltningen. Men om en anställd på en förvaltning skickar mejl till en annan förvaltning, t.ex. från miljöförvaltningen till socialförvaltningen så räknas dessa som olika myndigheter och handlingarna bli allmänna. Se under rubriken Kommunala förvaltningar och nämnder här:

Handlingar som skickas inom en myndighet

Även om mejl är att betrakta som interna för att de har skickats mellan anställda på samma myndigheten så kan de i vissa fall bli allmänna handlingar därför att de tillför sakuppgifter till ett ärende och det ärendet är avslutat, se här t.ex.:

Avslutad anställning var avslutat ärende

Om du kommer fram till att vissa mejl i listan som du har fått ut är allmänna handlingar så återstår frågan om uppgifterna i dem är offentliga eller sekretessbelagda. Det styrs av lag. En myndighet kan bara sekretessbelägga uppgifter i allmänna handlingar om det finns stöd för det i en sekretessbestämmelse i offentlighets- och sekretesslagen.