Svar till: Tjänstemans epost raderade.

Start Forum Öppenhetsforum Tjänstemans epost raderade. Svar till: Tjänstemans epost raderade.

#33287
Per Hagström
Moderator

Hej Alex! Jag får ganska mycket frågor som berör just den här problematiken. Jag börjar med din fråga om registrator gör rätt när hon eller han vidarebefordrar din begäran till den berörda tjänstemannen för prövning. Jag förstår att det känns otillfredsställande i det här fallet men jag kan inte säga att det är direkt olagligt. Enligt 6 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen är det tjänstemannen som har handlingen i sin vård som ska pröva om handlingen kan lämnas ut. Och man måste väl säga att det är kommuntjänstemannen i bygglovsärendet som har de egna mejlen i sin vård. Samtidigt vet jag att det finns myndigheter som väljer att låta en opartisk tjänsteman, t.ex. en myndighetsjurist, pröva frågan om utlämnande av mejl i sådana här fall.

Vad gäller din fråga om hur du ska gå vidare så är det svårt att svara på. Generellt kan man säga att handlingar som inte längre finns bevarade hos myndigheten, t.ex. pappersdokument som har slängts eller mejl som har raderats, inte går att få ut med stöd av offentlighetsprincipen. Det spelar ingen roll om myndigheten bröt mot lagen när handlingarna förstördes. Du kan ändå inte få ut dem. Men just när det gäller mejl så kan det finnas säkerhetskopior av dessa och om de ursprungliga mejlen har raderats felaktigt så har myndigheten en principiell skyldighet att försöka återskapa dem från säkerhetskopiorna. Du kan däremot inte begära ut själva säkerhetskopiorna för de är inte allmänna handlingar. Se nedanstående domar:

Felaktigt raderade mejl ska återskapas

http://www.allmanhandling.se/wp-content/uploads/2016/05/JK_3891_14_21.pdf

Frågan blir då om mejlen i ditt fall raderades felaktigt och hur du i så fall ska bevisa det. Mejlen blev allmänna handlingar när de skickades mellan tjänstemannen på kommunen och din granne. Allmänna handlingar ska som utgångspunkt bevaras men får gallras (förstöras, utplånas) med stöd av gallringsföreskrifter. Kommuner brukar ha en föreskrift om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, se exempelvis Stockholms och Göteborgs stads föreskrifter om detta här:

http://digitalastadsarkivet.stockholm.se/Bildarkiv/Egenproducerat/arkivvard/gallringsbeslut/2016_01_beslut_med_bilaga.pdf

http://www.arkivnamnden.org/sites/default/files/2015-11-18_tu_gallring_handlingar_tillfallig_ringa_betydelse_gbg.pdf

Föreskrifterna brukar ha en övergripande regel om att handlingar får gallras om de har ringa betydelse för myndighetens verksamhet men bara under förutsättning
att allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts. Men hur ska man se på handlingar som eventuellt visar att handläggaren i ett bygglovsärende är jävig. Är de av ringa betydelse för verksamheten? Är de viktiga för allmänhetens insyn i samma verksamhet? Jag kan nog tycka det men känner inte till något fall där frågan har prövats i domstol eller av någon tillsynsmyndighet.

Om kommunen vägrar lämna ut fler mejl därför att de är raderade så tror jag inte att det ger särskilt mycket att överklaga till kammarrätten. Kammarrätten kommer bara konstatera att mejlen inte finns och därför inte kan lämnas ut med stöd av offentlighetsprincipen. Kammarrätten kan inte heller beordra kommunen att återskapa mejlen från säkerhetskopiorna om man ska tro denna dom:

http://www.allmanhandling.se/wp-content/uploads/2018/09/KR_Goteborg_544_18.pdf

Då återstår kanske att anmäla kommunen till någon tillsynsmyndighet som JO eller JK.

  • Det här svaret redigerades för 1 år, 12 månader sedan av Per Hagström.