Svar till: Anteckningar i personalärenden

Start Forum Öppenhetsforum Anteckningar i personalärenden Svar till: Anteckningar i personalärenden

#39413
Klasse
Gäst

Tack Per för bra input!

Jag misstänker att det finns eller har funnits sådana ärenden som pågår eller har avslutats men inte lett till “beslut”, men jag vet inte hur formellt dessa har hanterats. Därför vet jag inte heller exakt vilka dokument som jag ska fråga efter.

Så här skriver chefen på en fråga från mig om hur processen går till:

Som ansvarig arbetsledare/chef följs personalens arbete upp kontinuerligt via samtal. Samtalen kan ske i form av medarbetarsamtal, lönesamtal eller spontana samtal för att diskutera hur arbetet på skolan bedrivs. Om en person brustit på något sätt utifrån lag, förordning, läroplan osv. dokumenteras samtalet som ett arbetsmaterial. Innan man kan fastslå att en person verkligen har brustit pågår den här utredningen. Utredningen är inte offentlig och kan därför inte delges allmänheten utan utgör ett arbetsmaterial.
Bedömer närmaste chef att att det inte handlar om en allvarlig brist förstörs dokumentationen.
Om det är en allvarlig brist som bryter mot lag och förordning fortsätter utredningen tillsammans med fackliga företrädare och HR specialist inom förvaltningen. När den utredningen är klar och beslut om åtgärder fattas så blir det beslutet offentligt. Dock inte utredningen bakom beslutet som först måste sekretessprövas eftersom det kan vara till skada för den enskilda personen. Beslut om åtgärder är överklagansbart för den enskilde anställde till arbetsdomstolen. För det mesta kommer parterna överens om något slags avtal om exempelvis att arbetsgivaren betalar för att personen ska säga upp sig.
Samtal med personal om olika handlingar och aktiviteter har skett på skolan under 2018 vilket är helt normalt och sker inom ramen för den vardagliga arbetsledningen. Beslut om åtgärder i ett personalärende har vi inte haft under 2018.

Frågan är således om man kan betrakta alla de dokument som chefen refererar som föregår själva beslutet kan betraktas som allmän handling. Jag tar gärna emot feedback på följande påståenden:
a) (Enligt input från Per:) Alla handlingar som den anställde fått ta del av ska anses som expedierade (?) och därmed upprättade enligt 2 kap 7 § 1 st TF, eftersom den anställde är att betrakta som utestående relativt myndigheten i dessa fall. (Spelar det därvid någon roll om den anställde inte fått ta med sig dokumentet hem, t ex genom att man gemensamt har kommit överens om mötesanteckningar?)
b) De ärenden som inte fortsätter till vidare utredning och beslut enligt den process som chefen beskriver måste betraktas som slutbehandlade och därmed upprättade enligt 2 kap 7 § 1 st TF.
c) Minnesanteckning kan vara undantaget men får då endast innehålla sådana uppgifter som inte innehåller något av betydelse för ärendet och den får dessutom inte ha tagits om hand för arkivering enligt 2 kap 9 § 1 st. Till exempel bör en handling som förvaras i en personalakt anses ha tagits om hand för arkivering.

Med vänliga hälsningar

Klasse