Svar till: Anteckningar i personalärenden

Start Forum Öppenhetsforum Anteckningar i personalärenden Svar till: Anteckningar i personalärenden

#39515
Per Hagström
Moderator

I 3 § 1 st arkivlagen står det “En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna…” Och i tredje stycket står det “Myndigheternas arkiv ska bevaras..” I 6 § 5 p samma lag står det att myndigheten ska “Verkställa föreskriven gallring”. Det är kanske inte glasklart men har i alla fall tolkats som att bevara är huvudregeln och att gallring bara får ske enligt beslutade gallringsföreskrifter. Det är nog oomstritt. Om kommunen gallrar handlingar i personalärenden så måste den kunna peka på vilken beslutad gallringsföreskrift som den stödjer sig på.

Att man inte kan slänga handlingar som tillför ett ärende sakuppgifter så länge ärendet pågår följer nog av förvaltningsrättsliga regler snarare än arkivlagen. För dessa handlingar är ju som du påpekar inte allmänna handlingar ännu. Man får inte slänga dessa handlingar innan ärendet är avslutat och direkt när det avslutas blir de allmänna handlingar och då får de bara slängas om det finns en gallringsföreskrift som ger stöd för det. Ett beslut att inte vidta åtgärder måste väl också vila på något slags beslutsunderlag.

Myndigheten är skyldig att lämna ut allmänna handlingar i de delar som är offentliga. Om det finns sekretessbelagda delar kan de till exempel maskeras med svart färg. De behöver inte ha en separat motivering för varje uppgift utan kan t.ex. skriva att uppgifter har sekretessbelagts med stöd av 39 kap. 2 § och 3 § offentlighets- och sekretesslagen därför att de kan antas att de enskilda personerna lider allvarligt med om uppgifterna lämnas ut.

Sekretessen är svar i disciplinärenden som D påpekar. Se 39 kap. 2 § 2 st 2 men.