Svar till: Hur få ut tjänstemejl som offentlig handling?

Start Forum Öppenhetsforum Hur få ut tjänstemejl som offentlig handling? Svar till: Hur få ut tjänstemejl som offentlig handling?

#43383
Per Hagström
Moderator

Hej talespersonen syftar nog på det här avgörandet i Högsta förvaltningsdomstolen. Det säger att mejl inte blir allmänna handlingar bara av att skickas mellan tjänstemän vid samma myndighet. Mejlen korsar ju ingen myndighetsgräns och blir därför inte inkomna eller expedierade. De anses inte heller ha “färdigställts på annat sätt” genom mejlväxlingen. Det är ett begrepp som används i 2 kap. 10 § första stycket sista meningen tryckfrihetsförordningen. Däremot kan mejlen vara att betrakta som upprättade enligt ett rekvisit som finns lite tidigare i samma paragraf och stycke, nämligen detta: “En handling som inte har expedierats anses upprättad när det ärende som den hänför sig till har slutbehandlats”. Mejl som har koppling till ett ärende blir alltså allmänna handlingar när beslutet i ärendet har fattats. Men det finns vissa typer av handlingar i ett ärende som inte blir allmänna ens när ärendet är avslutat och det är handlingarna i 2 kap. 12 § tryckfrihetsförordningen: utkast och minnesanteckningar.

Vad talespersonen i ditt fall menar med att mejlen måste innehålla uppgifter av betydelse för ärendet för att vara allmänna handlingar vet jag inte riktigt. Hen kanske syftar på att handlingar som tillför sakuppgifter till ett ärende aldrig kan vara utkast eller minnesanteckningar. Vad menas då med att tillföra sakuppgifter? Säg att ett ärende gäller frågan om en skogsägare ska få avverka en del av sin skog. Om handläggaren i ärendet får ett mejl från en kollega där det står att det finns en utrotningshotad grodart i området som inte överlever på ett kalhygge då har kollegan tillfört ärendet en sakuppgift. Om kollegan i ett senare mejl skriver att det finns en dom i högsta instans där förekomsten av samma grodart betraktades som ett hinder för avverkning så är det inte att tillföra en sakuppgift.

Å andra sidan är det inte krav att handlingar ska tillföra ärendet sakuppgifter för att vara allmänna handlingar. Det räcker att de har ärendeanknytning och inte kan kategoriseras som utkast eller minnesanteckningar, se denna dom:

http://www.allmanhandling.se/wp-content/uploads/2018/10/KR_Goteborg_689_18.pdf

Här är andra avgöranden på temat interna mejl som kan vara intressanta:

http://www.allmanhandling.se/wp-content/uploads/2016/03/KR_Sthlm_8963_15.pdf

http://www.allmanhandling.se/wp-content/uploads/2016/10/KR_Sthlm_5548_16.pdf

http://www.allmanhandling.se/wp-content/uploads/2014/09/KR_Goteborg_3335.pdf