Svar till: Arkivlagen?

Start Forum Öppenhetsforum Arkivlagen? Svar till: Arkivlagen?

#5544
Per Hagström
Moderator

Hej! Det verkar finnas flera frågetecken som behöver rätas ut i det här fallet. För det första: Finns fritextsvaren kvar i någon form hos myndigheten? Utifrån din beskrivning låter det som att myndigheten slirar på svaret. Först har det talats om en excelfil. Sedan får du en beskrivning av vad som är tillgängligt “i akten”. Men även handlingar som förvaras utanför akten kan vara allmänna handlingar som ska lämnas ut på begäran. Har fritextsvaren däremot raderats och inte sparats någonstans så har du ingen möjlighet att få ut dem med stöd av offentlighetsprincipen. Då återstår endast frågan om myndigheten gjorde fel som raderade dem. Det kan i och för sig vara en intressant fråga om du vill anmäla myndigheten till JO, JK eller Riksarkivet.

Allmänna handlingar får inte förstöras utan stöd av en gallringsregel. Därför måste du ta reda på om fritextsvaren blev allmänna handlingar vid någon tidpunkt. Det är inte säkert att de ska betraktas som inkomna handlingar med tanke på att det var myndighetens egen personal som besvarade enkäten (jmf med RÅ 2004 ref. 49). Det är bara när utomstående ger in handlingar till myndigheten som dessa blir inkomna. Om enkäten administrerades av en självständig konsult som sedan skickade över en rapport och bifogade fritextsvaren så är fritextsvaren däremot inkomna handlingar (jmf denna dom, som dock handlade om resultatrapporten och inte fritextsvar, samt denna dom). Om fritextsvaren inte ska betraktas som inkomna kan de däremot ha blivit upprättade och därmed allmänna handlingar när ärendet som de tillhörde, dvs medarbetarundersökningen, avslutades (jmf återigen RÅ 2004 ref. 49). Det är inte alltid lätt att definiera vad som är ett ärende i tryckfrihetsförordningens, TF, mening. När en myndighet fattar beslut som får effekter för enskilda är det typiskt sett fråga om ärenden. På det sättet är en medarbetarundersökning inte ett typiskt ärende enligt TF. Samtidigt ansåg Regeringsrätten i RÅ 2004 ref. 49 att en kartläggning av bisysslor bland personalen var ett ärende eftersom det hade fått ett diarienummer och i vissa fall utmynnade i en utredning kring enskilda anställdas bisysslor. Det spelar ingen roll om fritextsvaren förvarades i akten eller inte när ärendet avslutades. Om svaren tillförde ärendet sakuppgifter, vilket man får anta att de gjorde, så hörde de till ärendet oavsett var de förvarades.

Om medarbetarundersökningen inte kan ses som ett ärende i TF:s mening saknar fritextsvaren ärendeanknytning. Då kan de ändå ha blivit allmänna handlingar genom att de blev färdigställda enligt 2 kap 7 § första stycket sista meningen TF. Man skulle kunna argumentera för att fritextsvaren blev färdigställda direkt när de hade lämnats av medarbetarna eftersom de knappast skulle bli föremål för några ändringar efter detta.

Om du kommer fram till att fritextsvaren blev allmänna handlingar vid en viss tidpunkt så bör du fråga myndigheten vad den har tillämpat för gallringsregel som stöd för att radera dessa. Det måste myndigheten kunna svara på eftersom det krävs stöd av en gallringsregel för att få förstöra allmänna handlingar.

Om fritextsvaren finns kvar hos myndighet och ska ses som allmänna uppstår frågan om de är offentliga eller sekretessbelagda. Då är det här en intressant dom att läsa.

Mvh
Per Hagström