Svar till: Mörkar existensen av handlingar

Start Forum Öppenhetsforum Mörkar existensen av handlingar Svar till: Mörkar existensen av handlingar

#8126
Per Hagström
Moderator

Det bästa på sikt är kanske att du JO- eller JK-anmäler några fall där inkomna handlingar borde ha diarieförts men där det inte har skett. Förhoppningsvis skärper sig kommunen om anmälan leder till kritik. Sekreterarna blir kanske instruerade av sina chefer eller av politikerna att inte diarieföra känsliga handlingar och då kan ett JO- eller JK-beslut ge dem råg i ryggen att vägra lyda order. Att en handling har ett innehåll som kommunen tycker är pinsamt eller kontroversiellt är som du säkert förstår inte ett skäl att avstå diarieföring. JO brukar säga att diarieföring ska tillämpas konsekvent så om man diarieför ej-kritik-beslut från tillsynsmyndigheter så ska man diarieföra kritikbeslut. Och diarieför man inte tillsynsbeslut alls så ska dessa vara ordnade på något annat sätt som gör det lätt för dig att ta del av dessa, t.ex. att man samlar dem i en pärm som du kan bläddra igenom med jämna mellanrum.

Det finns också andra dokument än postlistan som kan användas som ingång till en myndighets handlingar. Många använder e-postloggar som ett alternativ till postlistor för att fånga upp det som inte diarieförs. Det kan också vara värt att kolla arkivförteckningen/dokumenthanteringsplanen som beskriver vilken information som uppstår i myndighetens verksamhet och hur informationen förvaras. Där hittar du inte enskilda handlingar utan handlingstyper som du kan fråga efter, t.ex. “Jag vill ha alla de handlingar av typen X som upprättades/inkom under förra månaden”. Kanske visar arkivförteckningen handlingstyper som du aldrig har sett på någon postlista. Jag har inte använt arkivförteckningar i någon större omfattning så jag kan inte lova att de ger något.

Här kan du läsa mer om arkivförteckningar: https://riksarkivet.se/redovisning-av-handlingar-och-deras-forvaring-arkivforteckningen#3.2.2