Anteckningar i personalärenden

Start Forum Öppenhetsforum Anteckningar i personalärenden

Detta ämne innehåller 10 svar, har 2 deltagare, och uppdaterades senast av  Klasse 5 månader, 1 vecka sedan.

Visar 11 inlägg - 1 till 11 (av 11 totalt)
  • Författare
    Inlägg
  • #39218

    Klasse

    Hej!
    Jag har försökt begära ut “all övrig dokumentation kring eventuella personalärenden rörande policy, värdegrund etc” från en kommunal förvaltning och fått svaret “Det är först om det fattas beslut i ett enskilt personalärende som det blir offentlig handling.”

    Vad jag förstår måste förvaltningen motivera ett avslag med att det inte är en allmän handling eller att vissa uppgifter i handlingen är sekretessbelagda.

    Som det verkar när jag söker på detta är alla handlingar i en personalakt allmänna och då borde väl i så fall en anteckning om personalärende vara allmän.
    Eftersom jag inte är intresserad av exakt vilka individer som har varit föremål för dessa ärenden utan endast hur ärendena har hanterats kanske ev. sekretess kan kringgås genom att handlingarna avidentifieras.

    Så min fråga är hur jag kan argumentera kring detta. Finns det några rättsfall att hänvisa till?

    Tacksam för svar!

    #39393

    Per Hagström
    Moderator

    Hej, jag förstår inte riktigt vad det är för handlingar du har begärt ut. Är du ute efter handlingar i disciplinärenden som rör personal som har brutit mot kommunens värdegrund/policy? Handlar det alltså om pågående ärenden där beslutet inte är fattat. Även i pågående ärenden kan det finnas allmänna handlingar, t.ex. alla handlingar som den anställda eller dennes fackförbund har fått ta del av i ärendet eller har lämnat in i ärendet. Den anställde agerar knappast som en representant för myndigheten i ett sådant ärende och blir därmed att betrakta som en utomstående, vilket innebär att handlingen expedieras när den lämnas över till den anställde. Ett fackförbund är alltid en utomstående part. Allmänna handlingar ska lämnas ut om det inte hindras av någon sekretessregel och då ska kommunen kunna redogöra för vilken sekretessregel som tillämpas. Avidentifiering kan absolut vara ett sätt att komma runt sekretessen eftersom uppgifter som inte kan kopplas till en enskild person inte heller kan leda till men för någon enskild person.

    #39413

    Klasse

    Tack Per för bra input!

    Jag misstänker att det finns eller har funnits sådana ärenden som pågår eller har avslutats men inte lett till “beslut”, men jag vet inte hur formellt dessa har hanterats. Därför vet jag inte heller exakt vilka dokument som jag ska fråga efter.

    Så här skriver chefen på en fråga från mig om hur processen går till:

    Som ansvarig arbetsledare/chef följs personalens arbete upp kontinuerligt via samtal. Samtalen kan ske i form av medarbetarsamtal, lönesamtal eller spontana samtal för att diskutera hur arbetet på skolan bedrivs. Om en person brustit på något sätt utifrån lag, förordning, läroplan osv. dokumenteras samtalet som ett arbetsmaterial. Innan man kan fastslå att en person verkligen har brustit pågår den här utredningen. Utredningen är inte offentlig och kan därför inte delges allmänheten utan utgör ett arbetsmaterial.
    Bedömer närmaste chef att att det inte handlar om en allvarlig brist förstörs dokumentationen.
    Om det är en allvarlig brist som bryter mot lag och förordning fortsätter utredningen tillsammans med fackliga företrädare och HR specialist inom förvaltningen. När den utredningen är klar och beslut om åtgärder fattas så blir det beslutet offentligt. Dock inte utredningen bakom beslutet som först måste sekretessprövas eftersom det kan vara till skada för den enskilda personen. Beslut om åtgärder är överklagansbart för den enskilde anställde till arbetsdomstolen. För det mesta kommer parterna överens om något slags avtal om exempelvis att arbetsgivaren betalar för att personen ska säga upp sig.
    Samtal med personal om olika handlingar och aktiviteter har skett på skolan under 2018 vilket är helt normalt och sker inom ramen för den vardagliga arbetsledningen. Beslut om åtgärder i ett personalärende har vi inte haft under 2018.

    Frågan är således om man kan betrakta alla de dokument som chefen refererar som föregår själva beslutet kan betraktas som allmän handling. Jag tar gärna emot feedback på följande påståenden:
    a) (Enligt input från Per:) Alla handlingar som den anställde fått ta del av ska anses som expedierade (?) och därmed upprättade enligt 2 kap 7 § 1 st TF, eftersom den anställde är att betrakta som utestående relativt myndigheten i dessa fall. (Spelar det därvid någon roll om den anställde inte fått ta med sig dokumentet hem, t ex genom att man gemensamt har kommit överens om mötesanteckningar?)
    b) De ärenden som inte fortsätter till vidare utredning och beslut enligt den process som chefen beskriver måste betraktas som slutbehandlade och därmed upprättade enligt 2 kap 7 § 1 st TF.
    c) Minnesanteckning kan vara undantaget men får då endast innehålla sådana uppgifter som inte innehåller något av betydelse för ärendet och den får dessutom inte ha tagits om hand för arkivering enligt 2 kap 9 § 1 st. Till exempel bör en handling som förvaras i en personalakt anses ha tagits om hand för arkivering.

    Med vänliga hälsningar

    Klasse

    #39414

    Per Hagström
    Moderator

    a) Det räcker att en handling visas upp för att den ska anses vara expedierad. Se här: http://www.allmanhandling.se/wp-content/uploads/2017/11/KR_Sthlm_2663_10.pdf

    b) Jo men spelar det någon roll om handlingarna ändå förstörs direkt när ärendet avslutas? Här kan det vara intressant att fråga vilken gallringsregel som myndigheten stödjer sig på när den förstör handlingarna. Allmänna handlingar ska ju som huvudregel bevaras.

    #39455

    D

    Svaret du har fått är verkligen inte bra. De ska alltid erbjuda möjlighet att få ett beslut- om de inte skickar med ett direkt. Och att hänvisa till arbetsmaterial utan hänvisning till lag – sånt ör inte bra.

    Men vad jag tänker på är att det kan röra sig om utkast.
    Utkast är tex vanligt till fackliga företrädare vad gäller t.ex. olika frågor innan förhandling. Protokollet och synpunkter från fack torde då vara allmän handling – men kanske inte själva utkastet. Så jag tror att det finns ”risk” att chefen har delvis rätt. Förstörande av material kan göras om det finns gallringsregel för det. Vill säga kommer man fram till att ärende avslutas utan åtgärder blir upprättade dokument och liknande allmän handling.

    Per har du någon dom på just exempel på handlingar i pågående ärende med personalföreträdare?

    #39482

    Per Hagström
    Moderator

    Bra synpunkt att arbetsgivaren kan komma med invändningen att det rör sig om utkast som går på remiss till facket. Man får dock komma ihåg att det undantaget bara gäller just när myndigheten skickar en ofärdig handling som man vill ha synpunkter på innan man bestämmer dess slutliga innehåll. Det kan finnas många handlingar i en personalutredning som inte är av den karaktären tänker jag.

    Tyvärr känner jag inte till någon dom om specifikt pågående personalärenden.

    #39511

    Klasse

    Hej Per och D. Stort tack för input. Jag ska använda hänvisningen till kammarrätten.

    Är handlingarna redan bortkastade så är det inte mycket att göra åt men jag tror inte riktigt på att alla handlingar kastas. Om ett oönskat beteende upprepas efter ärendets avslutande vill ju arbetsgivaren normalt kunna visa på att beteendet har förekommit tidigare och att man har tagit upp detta i samtal och liknande.

    Vad jag inte förstår detta med gallring. Om det är en allmän handling så får man enligt er inte gallra hur som helst utan måste hänvisa till en gallringsregel. Vem definierar denna regel, är det myndigheten själv? Och var framgår det att Allmänna handlingar ska som huvudregel bevaras? 10§ Arkivlagen hävdar ju endast följande:
    Allmänna handlingar får gallras.
    Vid gallring skall dock alltid beaktas att arkiven utgör en del av kulturarvet och att det arkivmaterial som återstår skall kunna tillgodose de ändamål som anges i 3 § tredje stycket.

    Vidare är ju handlingarna inte allmänna innan ärendet avslutats (alltså de som inte är expedierade, inkomna etc.) Kan dessa då gallras hur som helst innan ärendet avslutas? I vilket ögonblick är i så fall ärendet avslutat och när skulle det i så fall vara försent att förstöra dokumenten?

    Jag undrar även om sekretessprövningen. Kan jag kräva att de lämnar ut alla allmänna handlingar tillhörande ärenden enligt mina kriterier och att de i stället tar bort de eventuella uppgifter som skulle vara belagda med sekretess. Måste de i så fall motivera sekretessbeläggningen för var och en av de uppgifter som tagits bort?

    Med vänliga hälsningar

    Klasse

    #39512

    D

    Gallringsregel beslutas av arkivmyndighet. För statliga myndigheter oftast riksarkivet.
    För kommunen är det kommunstyrelsen eller den nämnd som kommunfullmäktige beslutat istället.
    Disciplinärenden omfattas egentligen av ganska låg sekretess – oftast ingen alls. I de fall de omfattas av sekretess ska de diarieföras.

    Däremot tror jag att gallringsregler gäller – och utkast förblir utkast och därmed inte allmän handling även om ärendet är avslutat.
    Men de får inte heller spara vad som helst i personalakten – det finns fler regler att förhålla sig till, så jag är faktiskt inte så säker. Men har arbetsgivaren något sånt har du absolut rätt och det är ju en allmän handling eftersom den överlämnats till personal även om det då inte är en formell varning.

    Medarbetarsamtal är ju också allmän handling – men ofta är gallringsreglerna väldigt korta på de anteckningarna.

    #39515

    Per Hagström
    Moderator

    I 3 § 1 st arkivlagen står det “En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna…” Och i tredje stycket står det “Myndigheternas arkiv ska bevaras..” I 6 § 5 p samma lag står det att myndigheten ska “Verkställa föreskriven gallring”. Det är kanske inte glasklart men har i alla fall tolkats som att bevara är huvudregeln och att gallring bara får ske enligt beslutade gallringsföreskrifter. Det är nog oomstritt. Om kommunen gallrar handlingar i personalärenden så måste den kunna peka på vilken beslutad gallringsföreskrift som den stödjer sig på.

    Att man inte kan slänga handlingar som tillför ett ärende sakuppgifter så länge ärendet pågår följer nog av förvaltningsrättsliga regler snarare än arkivlagen. För dessa handlingar är ju som du påpekar inte allmänna handlingar ännu. Man får inte slänga dessa handlingar innan ärendet är avslutat och direkt när det avslutas blir de allmänna handlingar och då får de bara slängas om det finns en gallringsföreskrift som ger stöd för det. Ett beslut att inte vidta åtgärder måste väl också vila på något slags beslutsunderlag.

    Myndigheten är skyldig att lämna ut allmänna handlingar i de delar som är offentliga. Om det finns sekretessbelagda delar kan de till exempel maskeras med svart färg. De behöver inte ha en separat motivering för varje uppgift utan kan t.ex. skriva att uppgifter har sekretessbelagts med stöd av 39 kap. 2 § och 3 § offentlighets- och sekretesslagen därför att de kan antas att de enskilda personerna lider allvarligt med om uppgifterna lämnas ut.

    Sekretessen är svar i disciplinärenden som D påpekar. Se 39 kap. 2 § 2 st 2 men.

    #39575

    Klasse

    Hej! Stort tack. Nu har jag ett mycket bra underlag för att kräva ut de dokument som eventuellt finns kvar.

    En fråga till bara:
    De allmänna handlingarna ska registreras enligt 5 kap. 1§ i Offentlighets- och sekretesslagen, men finns det krav på att de ska stå kvar i registret om de har gallrats. Behöver det markeras registret i fall de har gallrats? De handlingar som gallrats innan de blev allmänna behöver väl inte registreras?

    Hälsningar

    Klasse

    #39635

    Klasse

    FYI. Jag har nu skickat in följande. Vi får se om det biter och om det ens finns några handlingar av intresse.


    Hej XX!

    Nu har jag kollat upp detta.

    Alla handlingar som den anställde fått ta del av ska anses som expedierade och därmed upprättade enligt 2 kap 7 § 1 st TF och är därför allmänna handlingar. Kammarrättens dom 2663-10 visar att det inte spelar någon roll om de endast visats upp i myndighetens lokaler.

    Vidare så måste de ärenden som inte fortsätter till vidare utredning och eventuellt beslut enligt den process som du beskriver betraktas som slutbehandlade. Alla handlingar som rör ett ärende som är slutbehandlat är upprättade enligt samma 2 kap 7 § 1 st TF och är därför också allmänna handlingar.

    Dessa handlingar ska registreras enligt 5 kap. 1§ i Offentlighets- och sekretesslagen. Om de gallras måste det finnas en gallringsföreskrift hos myndigheten som tillåter detta.

    Myndigheten är skyldig att lämna ut allmänna handlingar i de delar som är offentliga. Om det finns sekretessbelagda uppgifter kan dessa till exempel maskeras med svart färg. Du är skyldig att hänvisa till tillämplig lagstiftning om du gör en sådan bedömning.

    Jag återupprepar min begäran, men nu med något vidare kriterier. Jag vill få ta del av alla handlingar som är allmänna enligt tryckfrihetsförordningen, rörande personalärenden från 2018 och fram till dagens datum, samt är relaterade till värdegrund, policy, medlemskap i föreningar, jäv, illojalitet och liknande. Detta inkluderar dokumentation från samtal med medarbetare.

    Jag är inte intresserad av att veta vilka personer som ärendena berör så namn, personnummer etc. kan maskeras. Därvid torde ingen kunna lida men om övriga uppgifter röjs till exempel enligt 39 kap 2 § 1 st, offentlighets- och sekretesslagen. I den mån handlingar har gallrats behöver du hänvisa till den gallringsföreskrift som tillämpats. Jag vill i så fall ta del av denna föreskrift eller dessa föreskrifter

    Jag vill även få utdrag av det eller de register där dessa handlingar har registrerats.

    Med vänliga hälsningar

    YY

Visar 11 inlägg - 1 till 11 (av 11 totalt)

Forumet ’Öppenhetsforum’ är stängt för nya ämnen och svar.