Arkivlagen?

Start Forum Öppenhetsforum Arkivlagen?

Visar 2 inlägg - 1 till 2 (av 2 totalt)
  • Författare
    Inlägg
  • #5337
    Anonym
    Gäst

    Jag vet inte om det här är en fråga som är inom ert område, och om den inte är det förstår jag självklart om ni inte besvarar den.

    Jag är forskare och bad en myndighet att ge mig tillgång till de svar som inkommit på en enkät som myndigheten skickat ut till anställda. Enkätsvaren hade använts i en rapport som släpptes i april i år. Först var tjänstemannen tillmötesgående och skrev om en “excelfil” samt frågade om jag ville ha med eller utan personuppgifter (jag svarade utan). Men plötsligt ändrades tonen och jag fick veta att det enda som var tillgängligt var en “sammanfattande sammanställning” och att enkätsvaren hade “rensats inför avslut av projekt”. De anställdas svar på öppna frågor (besvarade med deras egna ord) var inte tillgängliga längre, det enda jag fick skickat till mig var en pdf med deras svar på stängda frågor (där de alltså hade kryssat i sina svar). När jag frågade hur det blivit på det här sättet fick jag inte längre svar från tjänstemannen utan från en chef som skrev att hen “en gång för alla” vill “förtydliga vad det tillgängliga materialet i akten består av”, och som sedan skrev exakt det samma som tjänstemannen hade skrivit.

    Är det vanligt att myndigheter “rensar” på det här sättet i inkomna handlingar? I rapporten som enkätsvaren användes till står att enkätsvaren utgör ett “rikt kvalitativt material” och att de anställdas svar ofta är “omfångsrika”. Borde inte det här materialet arkiverats hos myndigheten enligt Arkivlagen §3?

    #5544
    Per Hagström
    Moderator

    Hej! Det verkar finnas flera frågetecken som behöver rätas ut i det här fallet. För det första: Finns fritextsvaren kvar i någon form hos myndigheten? Utifrån din beskrivning låter det som att myndigheten slirar på svaret. Först har det talats om en excelfil. Sedan får du en beskrivning av vad som är tillgängligt “i akten”. Men även handlingar som förvaras utanför akten kan vara allmänna handlingar som ska lämnas ut på begäran. Har fritextsvaren däremot raderats och inte sparats någonstans så har du ingen möjlighet att få ut dem med stöd av offentlighetsprincipen. Då återstår endast frågan om myndigheten gjorde fel som raderade dem. Det kan i och för sig vara en intressant fråga om du vill anmäla myndigheten till JO, JK eller Riksarkivet.

    Allmänna handlingar får inte förstöras utan stöd av en gallringsregel. Därför måste du ta reda på om fritextsvaren blev allmänna handlingar vid någon tidpunkt. Det är inte säkert att de ska betraktas som inkomna handlingar med tanke på att det var myndighetens egen personal som besvarade enkäten (jmf med RÅ 2004 ref. 49). Det är bara när utomstående ger in handlingar till myndigheten som dessa blir inkomna. Om enkäten administrerades av en självständig konsult som sedan skickade över en rapport och bifogade fritextsvaren så är fritextsvaren däremot inkomna handlingar (jmf denna dom, som dock handlade om resultatrapporten och inte fritextsvar, samt denna dom). Om fritextsvaren inte ska betraktas som inkomna kan de däremot ha blivit upprättade och därmed allmänna handlingar när ärendet som de tillhörde, dvs medarbetarundersökningen, avslutades (jmf återigen RÅ 2004 ref. 49). Det är inte alltid lätt att definiera vad som är ett ärende i tryckfrihetsförordningens, TF, mening. När en myndighet fattar beslut som får effekter för enskilda är det typiskt sett fråga om ärenden. På det sättet är en medarbetarundersökning inte ett typiskt ärende enligt TF. Samtidigt ansåg Regeringsrätten i RÅ 2004 ref. 49 att en kartläggning av bisysslor bland personalen var ett ärende eftersom det hade fått ett diarienummer och i vissa fall utmynnade i en utredning kring enskilda anställdas bisysslor. Det spelar ingen roll om fritextsvaren förvarades i akten eller inte när ärendet avslutades. Om svaren tillförde ärendet sakuppgifter, vilket man får anta att de gjorde, så hörde de till ärendet oavsett var de förvarades.

    Om medarbetarundersökningen inte kan ses som ett ärende i TF:s mening saknar fritextsvaren ärendeanknytning. Då kan de ändå ha blivit allmänna handlingar genom att de blev färdigställda enligt 2 kap 7 § första stycket sista meningen TF. Man skulle kunna argumentera för att fritextsvaren blev färdigställda direkt när de hade lämnats av medarbetarna eftersom de knappast skulle bli föremål för några ändringar efter detta.

    Om du kommer fram till att fritextsvaren blev allmänna handlingar vid en viss tidpunkt så bör du fråga myndigheten vad den har tillämpat för gallringsregel som stöd för att radera dessa. Det måste myndigheten kunna svara på eftersom det krävs stöd av en gallringsregel för att få förstöra allmänna handlingar.

    Om fritextsvaren finns kvar hos myndighet och ska ses som allmänna uppstår frågan om de är offentliga eller sekretessbelagda. Då är det här en intressant dom att läsa.

    Mvh
    Per Hagström

Visar 2 inlägg - 1 till 2 (av 2 totalt)
  • Forumet ”Öppenhetsforum” är stängt för nya ämnen och svar.