Hur få ut tjänstemejl som offentlig handling?

Start Forum Öppenhetsforum Hur få ut tjänstemejl som offentlig handling?

Detta ämne innehåller 2 svar, har 2 deltagare, och uppdaterades senast av  Malin Sundin 4 månader sedan.

Visar 3 inlägg - 1 till 3 (av 3 totalt)
  • Författare
    Inlägg
  • #43351

    Journalist

    Hej,

    jag har begärt ut samtliga mejl i tjänsten från en myndighetschef och en hög chef på samma myndigheten. Jag är intresserad av eventuellt mejlväxling inför ett beslut myndigheten fattat, men jag nämnde inte det i min begäran.

    Myndigheten menade att det inte fanns några mejl att lämna ut som allmän handling: “För att ett internt mejl ska betraktas som allmän handling krävs i regel att det rör ett specifikt och avslutat ärende samt att det innehåller upplysningar som är av betydelse för ärendet. Något sådant mejl finns alltså inte i mejlkorrespondensen mellan XXX och YYY under den aktuella perioden”, skriver en talesperson till mig.

    Jag är tyvärr lite novis inom området, men stämmer detta? Vad menas med att det “i regel” krävs att ärendet bl a ska vara avslutat och att internmejlet innehåller upplysningar av betydelse för ärendet. Skulle jag kunna komma runt det genom att vara mer specifik i min begäran?

    Tack på förhand för svar

    #43383

    Per Hagström
    Moderator

    Hej talespersonen syftar nog på det här avgörandet i Högsta förvaltningsdomstolen. Det säger att mejl inte blir allmänna handlingar bara av att skickas mellan tjänstemän vid samma myndighet. Mejlen korsar ju ingen myndighetsgräns och blir därför inte inkomna eller expedierade. De anses inte heller ha “färdigställts på annat sätt” genom mejlväxlingen. Det är ett begrepp som används i 2 kap. 10 § första stycket sista meningen tryckfrihetsförordningen. Däremot kan mejlen vara att betrakta som upprättade enligt ett rekvisit som finns lite tidigare i samma paragraf och stycke, nämligen detta: “En handling som inte har expedierats anses upprättad när det ärende som den hänför sig till har slutbehandlats”. Mejl som har koppling till ett ärende blir alltså allmänna handlingar när beslutet i ärendet har fattats. Men det finns vissa typer av handlingar i ett ärende som inte blir allmänna ens när ärendet är avslutat och det är handlingarna i 2 kap. 12 § tryckfrihetsförordningen: utkast och minnesanteckningar.

    Vad talespersonen i ditt fall menar med att mejlen måste innehålla uppgifter av betydelse för ärendet för att vara allmänna handlingar vet jag inte riktigt. Hen kanske syftar på att handlingar som tillför sakuppgifter till ett ärende aldrig kan vara utkast eller minnesanteckningar. Vad menas då med att tillföra sakuppgifter? Säg att ett ärende gäller frågan om en skogsägare ska få avverka en del av sin skog. Om handläggaren i ärendet får ett mejl från en kollega där det står att det finns en utrotningshotad grodart i området som inte överlever på ett kalhygge då har kollegan tillfört ärendet en sakuppgift. Om kollegan i ett senare mejl skriver att det finns en dom i högsta instans där förekomsten av samma grodart betraktades som ett hinder för avverkning så är det inte att tillföra en sakuppgift.

    Å andra sidan är det inte krav att handlingar ska tillföra ärendet sakuppgifter för att vara allmänna handlingar. Det räcker att de har ärendeanknytning och inte kan kategoriseras som utkast eller minnesanteckningar, se denna dom:

    http://www.allmanhandling.se/wp-content/uploads/2018/10/KR_Goteborg_689_18.pdf

    Här är andra avgöranden på temat interna mejl som kan vara intressanta:

    http://www.allmanhandling.se/wp-content/uploads/2016/03/KR_Sthlm_8963_15.pdf

    http://www.allmanhandling.se/wp-content/uploads/2016/10/KR_Sthlm_5548_16.pdf

    http://www.allmanhandling.se/wp-content/uploads/2014/09/KR_Goteborg_3335.pdf

    #43536

    Malin Sundin

    Hej,
    Du kan begära ut mejlloggen, det vill säga en lista över de mejl som skickats till eller från aktuell persons mejlkonto på myndigheten. Listan utgör ett register och är i sig en allmän handling. Den som lämnar ut listan kan dölja vissa rader om innehållet anses vara belagt med sekretess (fast då måste det framgå vilken sekretess som avses). Du bör kunna se på adresserna i mejlkonversationen om de är utanför myndigheten – i så fall är mejlen upprättade eller inkomna och därmed allmänna (oavsett om ärendet är avslutat eller inte). Dessa mejl kan du sedan begära ut.
    Mvh,
    Malin Sundin
    E-byråkrat

Visar 3 inlägg - 1 till 3 (av 3 totalt)

Forumet ’Öppenhetsforum’ är stängt för nya ämnen och svar.